Erfolgreich Präsentieren wär’ so einfach. Geschrieben für Vertriebsmitarbeiter, die Kunden gewinnen wollen.

Betreutes Lesen gehört ins Altersheim

Immer wieder die gleichen Fehler. Präsenter, die sich die Texte und Bilder ihrer Powerpoint-Charts auf die Schulter projizieren. Schade nur, dass sie keine weißen Hemden tragen. Das würde die Projektion lesbarer machen.

Die Powerpoint-Charts sind absolut identisch mit den später verteilten Seiten der Booklets. Bullet-Point für Bullet-Point wird vorgelesen. Als könnten die Teilnehmer nicht selbst lesen. Bilder werden von so Formulierungen wie „Sie sehen hier…“ „Und diesen grünen Hintergrund haben wir gewählt, weil…“ begleitet. Texte werden wortwörtlich rezitiert. Und das Chart mit der dem konkreten Angebot in 8 Punkt kleinen Ziffern und Buchstaben wird mit den Worten „Ich weiß, dass die Schrift etwas klein ist, hoffe aber, man kann es trotzdem auch hinten lesen.“ Kann man natürlich nicht. Betreutes Lesen gehört ins Altersheim aber nicht in eine Kundenpräsentation.

Der Augenblick der Wahrheit

Es ist nicht zu verstehen: Die für Produkte und Dinestleistugnen Verantwortlichen in Unternehmen geben sich richtig viel Mühe und betreiben eine Menge wirtschaftlichen und kreativen Aufwand, um die Frage zu beantworten: Was bieten wir dem Markt? Heraus kommen dabei nicht selten aussergewöhnliche Ideen und großartige Produkte. In Relation zu dem hierfür aufgewendeten Engagement wird allerdings in die Beantwortung der Frage „W i e präsentieren wir als Vertriebsmitarbeiter das am besten?“ bedenklich wenig investiert. Keine klaren Rollen- und Aufgabenverteilung. Kein Drehbuch. Keine Dramaturgie. Keine Proben. Das ist deshalb nicht zu verstehen, weil sich im Augenblick der Begegnung entscheidet, ob sich der Kunde gewinnen lässt oder nicht. Wenn drei Anbieter im Wettbewerb zueinander stehen, wird das Niveau der Präsentation selbst zum entscheidenden Faktor. Und deshalb verdient dieser „Augenblick der Wahrheit“ mehr Beachtung in den Köpfen und Herzen von Vertriebsmitarbeitern.

10 Tipps aus der Praxis der Profis

Allen, die das Ideal anstreben möchten, sind die folgenden 10 Tipps aus der Praxis gewidmet. Tipps, die die Erfolgsquote bei Kundenpräsentationen nachweislich erhöhen.

1. So gründlich wie nötig, so kurz wie möglich: Die Wiederholung des Briefings.

Insbesondere wenn Sie der zweite oder eine der folgenden im Wettbewerb stehenden Anbieter sind bedenken Sie, dass die Kolegen vor Ihnen vermutlich das Briefing des Kunden schon ausführlich behandelt haben. Reduzieren Sie Ihre Ausführungen auf ein Minimum. Oder sein Sie flexibel. Wenn der Kunde es ausdrücklich wünscht, weil z.B nicht alle Päsentationsteilnehmer die Aufgfabendetails kennen, können Sie weiter ausholen. Ansonsten langweilen Sie Ihre Kunden lieber nicht damit.

2. Gestalten Sie die Präsentation so, als wäre es ein Event.

Zeigen Sie sich in der Präsentation ebenso kreativ, wie ihre Produktentwickler und Marketignstrategenes vermutlich zuvor waren. Machen Sie für die Teilnehmer spürbar, wie die Kunden Ihrer Kunden das Produkt später erleben werden. Machen Sie einen Event aus Ihrer Präsentation.

3. Inszenieren Sie die Kern-Botschaft.

Microsoft’s-Powerpoint ist tot. Es lebe der Power(!)Point. Überlegen Sie genau, was die zentrale Botschaft Ihrer Präsentation ist. Arbeiten Sie diesen Power (!) Point (=den Punkt, von dem alle Kraft ausgeht) heraus und nutzen Sie ihn als Refrain oder rekurrierendes Moment, wie man am Theater sagen würde.

4. Überzeugen Sie durch Medien-Vielfalt.

Präsentationen, in denen ein Textchart das nächste jagt, die Texte vorgelesen werden, schlecht lesbare Excel-Tabellen von Tortendiagrammen abgelöst und Anzeigentexte rezitiert werden langweilen nicht nur; sie ermüden. Entwickeln Sie zukünftig zwei Booklets. Zum ersten die Variante, die Sie wie bisher auch dem Kunden nach der Präsentation als „Nachschlagwerk“ aushändigen. Und zum zweiten die unter didaktischen Gesichtspunkten erarbeiteten Charts. Dabei gilt: Wenig Text. Hoher Bildanteil. Und was Sie zeigen wird durch Ihre Tonspur ergänzt. Das gesprochene Wort und die gezeigten Charts sollten stets komplementär, niemals additiv angelegt sein. Für eine 60-minütige Präsentation maximal 10 Charts! Setzen Sie darüber hinaus Flipcharts, Sounds, Muster ein. Sprechen Sie möglichst alle Sinne an: Riechen, Schmecken, Hören, Sehen, Fühlen.

5. Schreiben Sie ein minutiöses Drehbuch.

Gemeint ist hier tatsächlich ein minuten-genauer Fahrplan. Zwei Nutzen ergeben sich aus dieser Arbeit. Erstens werden Sie dadurch die Inhalte und den Ablauf der Präsentation so durchdringen, dass Sie in der eigentlichen Präsentation zur rechten Zeit das richtige präsent haben und abrufen können. Und zweitens erhöht ein solcher Fahrplan Ihre Flexibilität. Wenn Sie an einer bestimmten Stelle aufgrund von Rückfragen des Kunden länger brauchen, als geplant, können Sie sich an einer anderen Stelle kürzer fassen. Schließlich wissen Sie dank des Fahrplans genau, für welchen Aspekt Sie welche Zeit geplant hatten.

6. Schenken Sie dem Ein- und Ausstieg besondere Aufmerksamkeit.

In den ersten 90 Sekunden einer Begegnung fallen die Würfel. Die Aussage „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance“ ist einfach nur wahr. Sorgen Sie dafür, dass Sie während dieses ersten Eindrucks Sympathie und Vertrauen gewinnen. Und bedenken Sie, dass die letzten Worte Ihrer Präsentation am längsten in Erinnerung bleiben. Nehmen Sie noch einmal Bezug auf Ihr Einstiegsszenario.

7. Klären Sie die Präsenter-Rollen gründlich.

Wenn Sie zu zweit präsentieren, empfiehlt sich die Rollenaufteilung „Bad Boy und Good Girl“ oder umgekehrt. Während der Eine stets die kritischen Aspekte benennt und problemorientert agiert, sollte die Andere lösungsorientiert argumentieren. Wenn Sie mehr als zwei Präsenter ins Rennen schicken, übernimmt einer zwingend die Aufgabe des Moderators. Er gestaltet den Ein- und Ausstieg und moderiert die einzelnen Experten an und ab.

8. Proben Sie so oft, wie möglich.

Wer übernimmt auf welches Stichwort hin welche Ausführungen? Wie werden die geplanten Medien genutzt und in welcher Abfolge werden Medien gewechselt? Welche Choreographie (= Auf- und Abgänge der präsentierenden Agentur-Mitarbeiter) wirkt überzeugend? Welches „Sicherheitsnetz“ steht zur Verfügung, wenn eines der geplanten Medien ausfällt? Diese und weitere Fragen sind im Rahmen von Proben zu beantworten. Empfehlenswert sind mindestens zwei (besser drei bis vier) komplette Durchgänge.

9. Trainieren Sie den Umgang mit Einwänden.

Ordnen Sie einem oder mehreren Agentur-Mitarbeiter(n) während der Proben die Rolle des kritischen Kunden zu. Seine Aufgabe ist es, destruktive Fragen zu stellen, Killerphrasen zum besten zu geben wie z.B. „Aber meiner Frau gefällt die Farbe rot nicht“, etc. Reflektieren Sie anschließend, wie Sie mit diesen Einwänden noch besser hätten umgehen können.

10.Reflektieren und trainieren Sie Ihre persönliche Interaktions-Kompetenz.

Die Qualität zwischenmenschlicher Begegnungen wird maßgeblich dadurch bestimmt, wie die sich begegnenden Menschen einander wahrnehmen und welche Wirkung sie aufeinander ausüben. Sowohl Wahrnehmungs- wie auch Wirkungs-Fähigkeit (=Interaktionskompetenz) lassen sich einerseits exakt bestimmen und andererseits gezielt trainieren. Das in diesem Zusammenhang zu empfehlende Diagnostik- und Trainingsinstrumentrarium ist dasSCIL Profile. Detaillierte informationen dazu finden Sie auf der Website www.scil-profile.de.

Sie können nur gewinnen.

Wird Jeder, der diese Tipps beherzigt, den Kunden gewinnen? Es sei an dieser Stelle noch einmal wiederholt: Wenn drei Anbieter im Wettbewerb zueinander stehen, wird das Niveau der Präsentation selbst zum entscheidenden Faktor. Deshalb verdient dieser „Augenblick der Wahrheit“ mehr Beachtung. Und wer mehr in diesen Augenblick investiert, erhöht seine Erfolgsaussichten nachweislich. In jedem Fall gewinnen Sie durch diese Art der Vorbereitung und des Trainings Sicherheit und Souverenität. Und im günstigsten Fall eben auch den Kunden.